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Tema: Calidad - Gestión  
Publicado: 1/1/2000
Lecturas: 759371 Calif.:  6.75 (1386 votos) Apariciones RSS - RSS Impresiones:  12213
Comentarios de Usuarios:  142 (ver comentarios) - (agregar comentario)
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Políticas de la Empresa:  ¿para qué sirven?




Lic. Ana María Vazquez – Q Grupo Asesor S.A.

Así como todas las empresas tienen sistemas de gestión -  maneras de hacer las cosas -, también todas tienen políticas. Sin embargo:

  • rara vez estas políticas están claramente definidas
  • generalmente no son comunicadas a, ni entendidas por,  los integrantes de la empresa
  • con frecuencia no están alineadas con la visión de la empresa
  • no siempre se desprenden de ellas objetivos claros
  • en la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional

¿Quién no ha escuchado la frase? : “La empresa debe mejorar su rentabilidad”; ¿es ésta una política?. No, aún no, le falta un elemento clave : “el compromiso”.

“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad”. Ahora sí es una política, contiene el compromiso de mejorar la rentabilidad, la palabra que define el compromiso es: “mejorará”.

Es posible ampliarla :

 “La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus accionistas.”

Otro ejemplo  :

“No podemos seguir perdiendo clientes por problemas de Calidad”. La política asociada podría ser : “La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes”

No parece tan difícil. En efecto, definir las políticas no es difícil, el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la empresa no controla su futuro. Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo único que puede hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando cada tormenta que se presenta con una tripulación pobremente coordinada que aplica su mejor saber y entender, con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y con un final previsible: el agotamiento y el desastre.

La política es el faro, todos en el barco lo miran y todos en el barco saben ahora hacia donde van, saben donde está el puerto. Y cuando lleguen volverán a partir, guiados por otro faro y hacia un nuevo puerto.

Siempre habrá tormentas, los oficiales coordinarán los esfuerzos y conocimientos de la tripulación,  juntos decidirán como llegar al puerto y medirán día a día el avance corrigiendo inmediatamente los desvíos y eliminando  sus  causas.

MISION – VISION – POLITICA – OBJETIVO – META

Estos términos suelen generar confusión porque no hay un criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir, establecer e implementar las políticas de la empresa, los conceptos asociados a estos términos son de gran utilidad.

La definición de la misión ayuda a clarificar las posiciones y creencias de los integrantes de la dirección de la empresa y a unificar criterios básicos. No es estrictamente necesario definirla para arribar a las políticas, especialmente en el caso de un único director o dueño, pero siempre es recomendable hacerlo, sobre todo para transmitir al personal  los valores que constituyen la base de la cultura de la empresa.

La visión es imprescindible, sobre ella se construyen las políticas de la empresa. Ejemplos de visión son : si la empresa es mediana, ¿seguirá siendo mediana o la dirección quiere construir una gran empresa?, si la empresa es líder en su país, ¿se plantea extender su liderazgo al continente o al mundo?.

Quizás la empresa nunca podrá realizar su visión, pero trabajará siempre en pos de ella. Si la política es el faro, la visión es la estrella.

Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que llevarán al cumplimiento de la política.

¿Y las metas? : cuando el cumplimiento del objetivo implica el cumplimiento de diferentes etapas  o actividades, simultáneas o no, es posible hablar de “metas”. También deben ser cuantitativas y medibles.

Así, por ejemplo, si un objetivo para el 2003 es “Aumentar las ventas un 5%”, pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivos del 5%.

¿COMO CUMPLIR LAS POLITICAS?

Si bien puede parecer trivial, el primer requisito es definir políticas  “cumplibles”. Para ello, al definir las políticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

El análisis interno incluirá :

  • la cultura de la empresa
  • los recursos disponibles
  • otras debilidades y fortalezas de la empresa

y el externo:

  • las variables del entorno, tanto nacional como internacional
  1. económico
  2. sociales
  3. tecnológicas
  4. político-legales
  • la competencia
  • otras amenazas y oportunidades

La necesidad de este análisis se hace evidente si  consideramos factores como, por ejemplo, el tipo de cambio o las barreras arancelarias. La incidencia de estos factores sobre el éxito de políticas que apunten a la importación, exportación o sustitución de importaciones es por todos conocida.

El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las políticas.

Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las políticas, luego deben ser cuantitativos y medibles. Al igual que en el caso de las políticas, al definirlos, es necesario considerar si están afectados por factores internos y externos y en que grado.

En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir :

  • responsable del cumplimiento del objetivo
  • plazo de cumplimiento
  • variable a medir
  • método y frecuencia de medición

En todos los casos la dirección debe, además de  suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del cumplimiento del objetivo posee las competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la adecuada capacitación.

El término planificación engloba las actividades de identificación y análisis de factores internos y externos, la toma de decisiones requerida para definir la política, objetivos y acciones,  y el análisis de riesgos potenciales y oportunidades emergentes de las decisiones tomadas.

Cuando no se cumplen los objetivos y metas es necesario incorporar actividades de análisis de causa para encontrar la causa raíz  del incumplimiento y, una vez determinada, eliminarla.

Es conveniente tener en cuenta que algunos autores llaman “ estrategia de la empresa”  al proceso que comienza con la definición de la misión y finaliza con el cumplimiento o no de los objetivos.

Sin embargo no hay criterios unificados sobre el empleo  de la palabra “estrategia”, tiene tantos significados como autores que escriben sobre ella.

LAS POLITICAS Y LOS SISTEMAS DE GESTION

Las estadísticas  que emite ISO  anualmente muestran un constante incremento en el número de empresas que certifican  Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales. Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislación vigente, las empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y Sistemas Administrativo-Contables. Estos sistemas, así como otros que las empresas incorporan de acuerdo a sus necesidades, requieren compromisos  específicos.

De manera que, al definir  las políticas, es conveniente  considerar los requisitos tanto de los sistemas vigentes como de aquellos cuya incorporación está prevista en un  futuro próximo.

COMUNICACION

De nada sirven las políticas si no son comunicadas y comprendidas por todos los integrantes de la empresa.

Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus propias palabras, de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de las políticas de la empresa.

No es una exageración “empapelar” la empresa con las políticas, sólo se alcanzarán los objetivos si el personal  incorpora las políticas a su manera de pensar y lo refleja en sus  actitudes.

La dirección debe ser plenamente consciente  de su papel en este proceso, no hay posibilidades de éxito si ella no “predica con el ejemplo”.

El personal sigue atentamente las actitudes de la dirección y sólo incorpora las políticas a su manera de pensar y actuar cuando verifica que la dirección ya lo ha hecho.

La dirección es la “guardiana” de las políticas y lo demuestra  día tras día y siempre en cada una de sus palabras, actitudes, acciones y decisiones.

Como ya dijimos, no es difícil establecer las políticas, lo difícil es cumplirlas.


Recuerde que puede recibir este tipo de información periódicamente en su mail, sólo suscríbase.


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.: Comentarios de los usuarios...
142 comentarios.
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Fecha:
3/2/2013
Usuario:
Marroquin, Mauricio
ver todos sus comentarios Comentario N°: 14709
Reportar Abuso esta bien interesante el articulo mas con lo del faro... pero tengo una pregunta, como hacer que los compañeros sigan esa ruta? lo digo porque muchas veces se plasman las politicas pero nadie las sigue, entonces como estimular a los compañeros para que sigan hacia el fao?


Fecha:
14/9/2010
Usuario:
Mariscal Rojas, Maria Lourdes
ver todos sus comentarios Comentario N°: 14060
Reportar Abuso Gracias, completamente claro, felicidades!


Fecha:
15/7/2010
Usuario:
mon, isela
ver todos sus comentarios Comentario N°: 13976
Reportar Abuso Muchas gracias, me fue de mucha utilidad


Fecha:
22/2/2010
Usuario:
sara navarro
  Comentario N°: 13750
Reportar Abuso me paracio un buen trabajo profecional el cual estoy de acuerdo que una de la razones mas potentes de la empresa es en vase a formalizar las politicas de la empresa y esto es para ser mas innovadores y que seamos un paiz con esas finalidades


Fecha:
11/2/2010
Usuario:
Padilla, Oscar
ver todos sus comentarios Comentario N°: 13738
Reportar Abuso muy claro y conciso, bien, cabe preguntar si este tema es vigente ahora, si aun se mantiene sobre las mismas bases o si hay cambios al dia de hoy, seria interesante tener la optica actual sobre el tema.
muy buen trabajo y exposicion.


Fecha:
21/2/2009
Usuario:
florez castillo, luis gustavoo
ver todos sus comentarios Comentario N°: 12952
Reportar Abuso ¿ cual es la importancia de los sistemas de inventarios al igual que la política en las empresas ?


Fecha:
8/7/2008
Usuario:
Arnal, Ruben
ver todos sus comentarios Comentario N°: 12326
Reportar Abuso Concreto y claro. Me queda la inquietud acerca de las políticas que no son de nivel estratégico o táctico sino a nivel operativo; como por ejemplo: definir en un organismo que son bienes controlables y no controlables. A nivel Global podemos deefinir qué es un bien para la empresa u organismo pero a nivel operativo existen detalles que deben ser definidos como políticas para normar luego su registro y control..... Otro ejemplo sería el uso, como lo mencionó en el artículo, de los sistemas informáticos existentes, adquiridos o por adquirir; hay que crear políticas que los definan como herramientas de trabajo que se transforman en "organismos vivos" que evolucionan según los requerimientos o factores externos, internos endorganizacionales (sobre todo si son creados por el propio organismo). Se puede hacer una extrapolación de lo global a los niveles más bajos de la organización pero entonces se me ocurre comentar a cerca de las estructuras planas o estructuras sistémicas en donde todos los agentes involucrados son facilitadores de procesos, esto me cambia un poco toda la teoría y no tan sutilmente...... La verdad me gustó mucho como trató el tema. Si tiene alguna sugerencia al respecto de estructuras sisémicas y sus políticas le agradecería me lo hiciera saber. Muchísimas gracias.


Fecha:
11/5/2008
Usuario:
Panno, Walter
ver todos sus comentarios Comentario N°: 12150
Reportar Abuso Interesante articulo , muy claro, y util sobre todo para ver com mas objetividad este puntolas futuras auditorias
gracias


Fecha:
8/4/2008
Usuario:
Cruz Rodriguez, Filiberto
ver todos sus comentarios Comentario N°: 12017
Reportar Abuso Buen artículo para aclarar dudas respecto a la relación que tienen las políticas con la visión de una organización. Me gustaria que publicaran el tema de: Procedimientos y estandares.


Fecha:
25/10/2007
Usuario:
avila, fabio
ver todos sus comentarios Comentario N°: 11040
Reportar Abuso aclaro los conceptos q me tenian fastidiados en direccion de empresas...bueno
142 comentarios.
comentario 1 a 10 de un total de 142





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